KSeF 2026 – obowiązek od 1 lutego, przewodnik
Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy dla dużych firm. Co musisz wiedzieć o terminach, fakturach offline i pierwszych miesiącach KSeF.
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, w której podatnicy wystawiają, odbierają i przechowują faktury w jednolitym formacie XML (FA(2)). Od 2026 r. korzystanie z KSeF jest obowiązkowe.
Harmonogram wdrożenia
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych).
- 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikrofirm wystawiających faktury do 450 zł i o miesięcznej sprzedaży do 10 000 zł.
Faktury offline – tryb awaryjny
Jeśli KSeF jest niedostępny (planowana przerwa, awaria), faktura wystawiana jest w trybie offline z kodem QR. Przesłać do KSeF trzeba ją w ciągu 7 dni roboczych od momentu przywrócenia dostępności systemu.
Co się nie zmieni?
- Faktury B2C (dla konsumentów) wciąż wystawiane są poza KSeF.
- Paragony fiskalne nie są fakturami KSeF.
- Faktury zagraniczne (dla kontrahentów spoza Polski) mogą być wystawiane poza KSeF.
Co musisz zrobić jako przedsiębiorca?
- Zaktualizuj oprogramowanie księgowo-fakturowe tak, aby integrowało się z KSeF.
- Wygeneruj certyfikat lub token autoryzacyjny w aplikacji KSeF (Profil Zaufany, kwalifikowany podpis, pieczęć).
- Przekaż pełnomocnictwa biuru rachunkowemu (jeśli to ono wystawia faktury w Twoim imieniu).
- Przetestuj wystawianie i odbiór faktur w środowisku testowym przed wejściem obowiązku.
💡 Wskazówka eksperta
W ByteBooks wdrażamy KSeF u klientów bezpłatnie w ramach standardowej obsługi – obsługujemy wystawianie i odbiór faktur, pełnomocnictwa oraz integrację z Twoim oprogramowaniem.
